Etude de cas : numérisation de dossiers locataires pour bailleurs sociaux et OPH

La collecte des dossiers locataires chez le bailleur social.

Pour numériser les dossiers locataires, il faut d'abord les transférer sur notre site de numérisation. Pour cela, nous dépêchons des collaborateurs sur les sites / antennes des OPH, pour sortir les dossiers et les conditionner en conteneurs de transports.

Les dossiers locataires se présentent très majoritairement en dossiers suspendus ou en pochettes cartonnées droites (voir photo précédente).

Les dossiers locataires sont transférés en conteneurs d'archives. Pourquoi ?

1. Protéger les documents pendant le transport. Les cartons LNSE sont résistants et peuvent être chargés en sécurité dans les véhicules.
2. Découper le fonds documentaire. Les cartons permettent de créer des lots "naturels" durant la numérisation des dossiers et ainsi structurer les flux et contrôles qualité.
3. Standardiser le fonds d'archives. Les cartons permettent une intégration en archivage externalisé simple et rapide, en sortie de numérisation.

Lors de l'arrivée sur le site de numérisation LNSE, les cartons sont déchargés et identifiés pour rentrer en production.

Paramétrer la numérisation des dossiers locataires

Les dossiers locataires contiennent plusieurs types de documents ;la vie du contrat, les données personnels, le contentieux, etc. Ces typologies font l'objet de fichiers différents car il seront classés en comme tels, dans le logiciel de gestion à venir.

Il est important d'être au clair sur l'identification de ces types de documents et leur nomenclature pour une organisation numérique parfaite. C'est en cela que nous réalisons de nombreux tests, en début de production.

Ces tests permettent aux bailleurs de s'assurer que la stratégie de découpage et classement réfléchie en amont est bien adaptée à leur besoin. LNSE accompagne les équipes du client sur ce point, tout en proposant des solution adaptées sur :

- Le poids des fichiers.

- Le reclassement de pages et documents.

- Les méthodes de transfert des fichiers pendant et après numérisation (FTP, disque dur, Drives, etc.).

Les tests aboutissent sur des standards et processus validés qui seront utilisés durant la numérisation.

Les étapes de numérisation des dossiers locataires

Le projet est bien cadré, il faut maintenant numériser les dossier locataires. Cela se passe en 3 étapes principales.

Etape 1 : Préparation des documents.

Il s'agit, ici, de nettoyer les dossiers. Supprimer les agrafes, identifier et organiser les types de documents. En une phrase, nous pourrions résumer cette étape en créer des ensembles de pages libres pour fluidifier et automatiser le passage dans les scanners haute volumétrie.

A noter que c'est ici, que nous impliquons le plus d'opérateurs, avec en moyenne 5 personnes pour alimenter un scanner.

Etape 2 : Numérisation des documents locataires.

Cette étape est la plus significative pour nos clients, et pourtant c'est la plus "simple".

Grace à une bonne préparation, cette étape est très automatisée et rapide. Les scanners permettent un scan de haute qualité avec une résolution parfaite.

En sortie de scanner, les documents sont remis dans leur dossier d'origine pour un envoi en conteneurs et archivage.

Etape 3 : Indexation des documents.

Cette phase est aussi appelée, nommage, identification, description, mais le principe reste toujours le même : nommer et classer les fichiers pour intégration dans l'arborescence du logiciel.

Pour les projets de dossiers locataires, les bailleurs sociaux ont généralement des référentiels très complets qui servent de base d'indexation aux fichiers PDF. Ce fichier est aussi standardisé lors des tests.

Transmettre les dossiers locataires numérisés

Lorsque les dossiers sont numérisés et contrôlés, il reste à envoyer les fichiers au bailleur.

Une particularité de ce métier est le besoin constant de consultation des dossiers. De toute évidence, les clients/locataires ne peuvent pas attendre des semaines, que la numérisation soit complète, pour entrer/sortir/agir sur leur logement.

LNSE organise donc la production sous forme d'un flux et lots (les conteneurs vus précédemment). Chaque lot est traité, numérisé et contrôlé indépendamment, ce qui permet une livraison des fichiers au fil de l'eau.

En fin de journée, LNSE dépose sur un serveur défini avec le client, l'ensemble des fichiers validés, du jour. Cela permet au bailleur d'implémenter les fichiers dans son logiciel et limiter le temps d'attente des informations.

Archiver les dossiers locataires après numérisation

Pour conclure, il reste le sujet des dossiers locataires papier.

Les détruire ?

Une fausse bonne idée, car le nombre élevé contentieux peut impliquer un besoin de présentation du document d'origine. Nous pourrions faire une numérisation à valeur probante, mais elle implique des couts et besoins techniques SI plus contraignants en rapport à l'utilisation des dossiers.

Les restituer ?

Cela peut être très envisageable, car les documents sont triés et classés parfaitement après numérisation, du fait de leur indexation.

Les archiver chez LNSE ?

Sujet peu abordé mais bien optimisé en terme de budget et de simplicité de gestion.