ARCHIVAGE DE DOCUMENTS

LNSE évacue , stocke et sécurise vos archives.
En conservant la disponibilité de vos documents.

Collecte des archives

- Prise en charge des documents sur votre site.

- Conditionnement en cartons d'archives

- Transfert vers centre d'archives LNSE.

- Identification et référencement des cartons et contenu.

- Notification de validation de l'opération de versement en archives

Conservation des documents

- Conservation des documents dans notre centre d'archives.

- Centre d'archives protégé de la lumière et humidité, avec température contrôlée.

- Cartons anonymisés et tracés avec numéros uniques.

- Documents consultables en physique et numérique sous 24h.

Gestion des archives

- Destruction des archives réalisée par nos équipes, sur notre site.

- Destruction au terme de la durée légale de conservation ou sur demande écrite.

- Notification par PV de destruction.

- Transfert des déchets vers partenaire pour recyclage et valorisation.

L'archivage physique externalisé, c'est quoi ?

L'archivage physique externalisé vise à libérer les locaux des entreprises, tout en assurant :

• La parfaite traçabilité des documents.
• Un site de conservation sain qui permettra de garder les archives en bon état.
• Une gestion efficace des documents, notamment en cas de consultation par le client.

Quelles sont les étapes pour archiver ses documents ?

L'archivage documents et dossiers d'entreprise se déroule en 5 étapes :

1. Inventaire et tri des documents à archiver.
2. Conditionnement en unités d'archivage rigides et si possible standardisées.
3. Le versement en stock, avec identification des emplacements.
4. La conservation des archives dans des conditions saines.
5. La gestion des consultations, entrées, sorties et destructions d'archives.

Garantir la sécurité et confidentialité de vos archives d'entreprise.

La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de notre ADN depuis plus de 20 ans.

Nous avons adapté ses solutions pour la création d'un pôle d'archivage directement sur le site LNSE.

Sécurisation : bâtiments protégés par alarme et vidéosurveillance, dans une zone d'activité récente et sécurisée.

Confidentialité : engagement du personnel par accords de confidentialité, contrôles d'accès aux locaux et aux logiciels de gestion.

Anonymisation : Archivage en conteneurs neutres avec identification par données chiffrées standardisés.

L'ensemble de nos processus et moyens garantissent un suivi et une traçabilité clairs sur l'ensemble des archives conservées sur notre site.

Comment démarrer un archivage de documents intelligent ?

Un projet d'archivage externalisé débute généralement par un audit documentaire.

Cette étude préliminaire plus ou moins conséquente, a pour but de définir et comprendre la manière dont vous utilisez et classez vos documents ainsi que leur contenu ( documents administratifs, comptables , techniques , ...).

Elle abouti, si besoin, à des préconisations ou une validation du projet initialement formulé.

Une fois le projet lancé, nous nous occupons de la prise en charge des documents depuis votre site pour un transfert sécurisé et l'intégration en archives externalisées.

La prise en charge et le transfert sont gérés par notre équipe qui identifie et conditionne les documents afin de sécuriser le transfert.