NUMERISATION DE DOCUMENTS PAPIERS

La numérisation de documents papiers est la première étape vers la  transformation digitale de votre entreprise.

Elle permet, entre autre, de commencer l'optimisation de la gestion documentaire par le partage, la simplification de recherche et la sauvegarde des données.

Nous présentons ici des typologies de documents en fonction des solutions, méthodes et processus mis en place pour les numériser.

Ces documents sont généralement de formats A4/A3, mais peuvent aussi contenir des plus grands formats, comme dans des dossiers d'urbanisme, par exemple.

Ces typologies sont :

- Fonds d'archives existant. Le plus souvent, archivés en armoires, la forme de rangement peut varier : boites d'archives, classeurs, pochettes suspendues, ...

- Courrier entrant quotidien. Lettres recommandées, courrier classique, formulaires d'enquêtes, bons de transports, ...

- Numérisation à valeur probante suivant norme NF Z42-026.

NUMERISATION DOSSIERS PAPIER ET REPRISE D'HISTORIQUE

NUMERISATION DU COURRIER ENTRANT ET FLUX REGULIERS

Vous souhaitez dématérialiser le traitement de vos documents entrants ?

Nous sommes en mesure de vous proposer des solutions adaptées à vos impératifs et contraintes qui peuvent être d'ordre :

• Délais de numérisation : Numérisation de documents suivant délais spécifiques (DT, urbanisme, ...).
• Fréquence de traitement : Adaptation de ressources et solutions suivant fréquence traitement (quotidien, hebdomadaire, mensuel, ...) ainsi que la saisonnalité.
• Volume et contenu du courrier : Documents monopages avec multi-indexation, dossiers multipages avec grands formats, ...
• Distance entre site client et site LNSE.

En fonction de ces différents points, LNSE met en place une prestation clé en main, avec :

• Logistique adaptée : Solutions postales, transferts par LNSE, logistique assurée par un tiers transporteur, ...
  
• Réception des documents : Nos équipes comptent et effectuent une première analyse du lot reçu afin de confirmer le début de l'opération, au client.
• Préparation et numérisation des documents suivant cadence définie : nous disposons de matériel d'ouverture et de traitement de courriers, à haute volumétrie pour optimiser les délais de traitement.
• Traitement des données : nos solutions vont du typage de documents simple (horodatage) au l'enrichissement complexe de données avec analyse du contenu du document, validation des index et contrôles de saisie.
• Ventilation par services destinataires et mise à disposition : transfert FTP, dépôt dans une application métier, mise à disposition dans un logiciel de GED ou directement sur plateforme du client.
• Originaux après traitement : archivage temporaire ou à plus long terme, destruction (en cas de numérisation à valeur probante).

Délais de traitement : de H+2 à J+1, selon besoin et volumes.

Nos + : FLEXIBILITE - REACTIVITE - ENGAGEMENTS

NUMERISATION A VALEUR PROBANTE SUIVANT NORME NF Z42-026

La numérisation à valeur probante, aussi appelée numérisation fidèle, permet de certifier l'authenticité d'un fichier numérique, en lien avec son équivalent original.,

Depuis quelques années, la prestation de numérisation à valeur probante est définie par la norme NF Z42-026, elle même intégrée dans la certification NF544.

Dans les grandes lignes, la numérisation fidèle comprend deux "phases" qui viennent compléter une prestation de numérisation conventionnelle :

• La convention de numérisation : véritable de feuille de route du projet, elle est le document qui décrit le "chemin de numérisation" des documents, avec notamment, les processus de traitement ainsi que les étapes de traçabilité.
• La signature électronique : Cette opération "verrouille" les fichiers numériques afin de conserver leurs caractéristiques tout au long de leur vie.

Enfin, la numérisation à valeur probante ouvre la porte à deux solutions de gestion :

• L'archivage numérique, dans une GED, ou coffre-fort électronique.
• La destruction sécurisée documents originaux.

Nos + : TRACABILITE - SECURITE - ACCOMPAGNEMENT