Pourquoi stocker ses archives d'entreprise dans un box ?

Commençons par le commencement, en détaillant les motivations fréquentes du stockage d'archives externalisé.

C'est un sujet qu'on aborde déjà, dans plusieurs articles, le besoin d'externalisation des archives est toujours important en 2024. La réduction des locaux, le besoin d'embauches, les problèmes de tri et de perte de documents sont autant de paramètres impliquant l'externalisation des archives.

Stocker ses archives à l'extérieur implique, en outre, un point important : le besoin de conservation sans avoir une utilisation intensive des documents.

En effet, dans ce cas de figure, il y aurait des avantages importants à s'orienter vers une prestation de numérisation.

Qu'est que cela implique de stocker ses archives dans un box ?

Vous avez besoin d'espace, mais une prestation de numérisation n'a pas d'utilité. Vous vous orientez donc vers un box de stockage proche de chez vous.

Vous signez le contrat, récupérez les clés.

De là, vous allez louer une camionnette pour transférer vos archives jusqu'au box.

Mais avant ça, vous allez devoir conditionner vos archives. Les dossiers suspendus sont à dépendre (prenez des gants) et à mettre dans des boites d'archives ou cartons. Idem pour les classeurs, dossiers et autres supports.

Les cartons d'archives sont remplis, identifiés et chargés dans le véhicule.

Chargements et déchargements faits, au bout de quelques jours, ça y est, vous avez fini les transferts !

6 mois plus tard...

Un client vous appelle pour un litige. Vous avez besoin d'un dossier en question.

Vous vous rendez en urgence dans votre box, et là. Il faut retrouver votre dossier parmi votre tas de boites - dont certaines ont été oubliées à l'identification.

Vous y passerez deux jours, en pleine période de renouvellement de vos contrats...

Cet exemple peut paraitre caricatural, mais je vous assure qu'on l'entend tous les jours.

Les avantages d'un prestataire pour stocker ses archives ?

Si le box n'est pas la solution parfaite pour stocker ses archives, alors il faut faire appel à un prestataire en archivage. Cette solution apporte des avantages indéniables.

Le premier est le PRIX.

C'est naturellement un facteur important dans le besoin d'externaliser ses archives, et à ce titre, les chiffres sont éloquents.

Un prestataire d'archivage vous fait économisé, en moyenne 50% à 60% par an *, en rapport à un box de stockage.

Le second est le SERVICE.

Quoi qu'on en dise, le stockage d'archives implique des actions clés, comme :

1. Un inventaire détaillé qui permet de sortir un document en cas de besoin.
2. Des locaux dédiés aux archives, dans lesquels vos cartons ne sont pas empilés les uns sur les autres.
3. Une réactivité dans les échanges qui vous évitent des déplacements et recherches de plusieurs heures avec les coûts cachés inhérents.

Le troisième est la SECURITE.

Même si vous vous en servez peu, les archives sont la mémoire, la vie et une part de la valeur de l'entreprise. Vos bilans, contrats, collaborateurs y sont suivis et indiqués. Leur traçabilité reste donc un enjeu important pour l'entreprise.

En conclusion

Si vous avez des archives qui prennent de la place ou qui sont déjà dans un box qui vous coûte dizaines voire centaines d'euros par mois. Etudiez la solution d'un prestataire d'archivage peut être très intéressant.

Réduisez dès maintenant vos coûts d'archivage !

* comparaison faite avec 5 entreprises de self stockage. Sur sites du Rhône et IDF.