Le référentiel NF 544 publié fin 2018 offre une continuité à la norme NF 42-026 relative à la copie fidèle. La mise en œuvre de cette norme permet en effet de produire des copies électroniques dites fidèles, par rapport au document original. L’objectif, pour les entreprises appliquant ce mode opératoire, est de pouvoir détruire les originaux papier.

Pour mémoire, le processus de dématérialisation selon la norme NF 42-026 comprend :

• une image électronique à l’identique du format papier (respects des couleurs, formats …)
• une signature avec horodatage du fichier image
• une exigence de conservation en SAE (Système d’Archivage Electronique) ou coffre fort numérique.

NF 544 permet maintenant, aux prestataires en numérisation, de certifier que leurs process de traitement appliquent les exigences de la norme NF 42-026. Comme toute certification, la norme contrôle :

• sa prise en compte dans la stratégie du prestataire : respect de la confidentialité des données, accompagnement des clients par le conseil et l’information,
• la mise en œuvre dans les processus opérationnels : éléments techniques de la prestation de numérisation (convention de numérisation, la qualification de la chaine de numérisation, le registre des flux de numérisation, l’attestation de numérisation fidèle, les métadonnées), formation du personnel,
• l’évaluation et la mesure des performances,
• l’amélioration continue.

Pour les utilisateurs, la certification NF 544 et la norme NF 42-026 permettent de mener leur transformation numérique de manière fiable.