Les documents durant le déménagement d'entreprise
La gestion des archives en amont du déménagement
Les déménagements et transferts de sites font partie intégrante de la vie d'une entreprise.
Bien que le déménagement d'entreprise soit généralement lié à une évolution, croissance de l'entreprise. Il peut aussi correspondre à un transfert dans le cadre d'une fusion/acquisition, voire, et c'est une notion de plus en plus présente, à une rationalisation de l'espace du fait de la généralisation du télétravail.
Dans ces deuxièmes et troisièmes cas de figures, les documents et archives de l'entreprise peuvent vite devenir encombrants et un surplus physique difficile à gérer.
La solution pour gérer au mieux les archives et préparer un déménagement, sereinement, peuvent se résumer ainsi :
- La destruction pure et simple des documents. Avec toutes les vigilances et sécurités du monde, et dans le cas où les documents sont sortis de leurs délais légaux de conservation, cette solution est tout à fait envisageable.
- La numérisation des archives. Idéal dans le cas de documents vivants et consultés très fréquemment par les collaborateurs à travers la France et le monde. Nous vous renvoyons à cet article pour un exemple détaillé.
- L'archivage physique externalisé. Conviendra parfaitement aux organisations qui cherchent à rationnaliser l'espace et réduire les frais immobiliers. Nous en parlons dans cet article.
Déménagement d'entreprise : l'occasion de numériser les documents vivants
La numérisation est une solution très intéressante pour des documents courants. Dans le cadre d'un déménagement vers des locaux plus petits, procéder à la numérisation est un investissement qui sera vite rentabilisé.
Voyons deux valeurs ajoutées primaires :
- La suppression définitive des archives et documents papiers.
- La mise en partage des fichiers sur les plateformes collaboratives (GED, SHAREPOINT, CRM, etc...), pour l'ensemble des collaborateurs sur site et en distanciel.
La première est inhérente à l'objectif de déménagement. Notons qu'une prestation de numérisation est majoritairement suivie de la destruction des documents physiques. Cela permet de clôturer définitivement le sujet des archives papiers.
La seconde est la notion capitale à analyser pour définir le besoin de numérisation.
Réel investissement, ce type d'opération va impliquer un échange avec le prestataire afin de définir les spécifications et standards généraux qui permettront d'intégrer les fichiers dans la plateforme.
Déménagement d'entreprise : libérer les futurs locaux avec l'archivage
Dans le cas de documents moins utilisés, l'archivage externalisé devient une solution plus intéressante.
Moins définie comme un investissement, l'archivage physique permet de déléguer le sujet de gestion des documents, pour se concentrer sur le transfert de la production et des services supports.
L'archivage peut être mis en place très rapidement, avec des process précis, simples et standardisés.
Pour approfondir le sujet, l'externalisation des archives lors d'un transfert d'activité peu aussi être une solution hybride. Hybride, car par la suite, la conservation des documents peut s'orienter vers la numérisation de toute ou partie du fonds documentaire. Principalement sur des données qui sont souvent utilisées, comme vu précédemment. A l'opposé, dans le cas où les archives viendraient à ne plus être utiles, la destruction pourra être envisagée.
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