Définition de l'archivage externalisé

L'archivage externalisé des documents d'entreprise apporte trois importantes plus-values.

Premièrement, vous allez pouvoir réduire vos couts fonciers.

Ce point se traduit aisément par la possibilité de réduire votre surface de bureaux. A l'heure du télétravail et des entreprises qui cherchent à rationnaliser l'espace, l'externalisation des archives est une donnée à prendre en compte.

Ce point ce traduit aussi par la possibilité de remplacer ces espaces de "stockage" par des espaces qui vont apporter de la valeur ajoutée à votre métier. Recrutement de collaborateurs (commerciaux, fonctions support, ...) ou intégration d'unités de production. Vous transformez un espace "mort" en un espace qui va produire de la valeur ajoutée.

Deuxièmement, l'externalisation d'archives rime aussi avec sécurisation des archives.

Les collaborateurs consultent des documents et les conservent sur leurs bureaux, ou ne les replacent pas au bon endroit. Ce sont des cas concrets que nous observons, tous les jours.

Bien que ce point prête à sourire, il n'est pas rare d'avoir des organisations en recherche d'une donnée en urgence, mais qui ne ressort jamais, car mal rangée.

Nos prestations d'archivage externalisé implique un inventaire et une connaissance de l'emplacement de vos documents, pour une transmission dans des délais brefs.

Troisièmement, l'archivage externalisé va faire gagner du temps à votre entreprise.

Le saviez vous ? En moyenne, un collaborateur passe 7h par semaine à chercher des documents. Cumulé sur une année, cela implique des couts cachés importants.

Une prestation d'archivage externalisé, comprend trois phases.

Phase 1 : La collecte et le versement en archives

Nos équipes se déplacent chez vous, pour collecter vos archives et vider vos armoires. Les archives sont rapatriées sur un de nos sites et déposées dans les zones d'inventaire.

L'inventaire, justement, est une étape cruciale, car elle vise à référencer l'ensemble des documents archivés. Ce référencement comprend l'identification des archives corrélée à leur futur emplacement dans le centre d'archives.

Les documents sont conditionnés en conteneurs d'archives sécurisés, solides et qui vont protéger les supports, dans le temps.

Phase 2 : La conservation externalisée des archives

La conservation externalisée des archives est la notion la plus connue, mais aussi celle par laquelle, la prestation d'archivage globale est réduite. Il est important de comprendre que cette phase ne se résume pas à un "simplement poser des papier sur des palettes".

Voici quelques paramètres et notions liées à l'archivage externalisé :

- Les documents sont conservés en conteneurs d'archives rigides.

- Les bâtiments sont sains, propres, isolés pour limiter les variations de températures et d'humidité.

- Les bâtiments sont sécurisés par codes, vidéo-surveillance, contrôles d'accès.

- Les emplacements de documents sont identifiés et tracés (comme évoqué plus haut, on ne peut pas perdre les archives des clients).

Ces paramètres ont un seul but :protéger les archives des dommages du temps.

Nous noterons que tout ces points sont définis par la norme NF 40-350.

Phase 3 : La gestion des archives

La gestion des archives externalisées reboucle avec l'inventaire de versement en archives. Tout au long de la conservation, vous avez la possibilité d'interagir avec vos documents sur trois grands aspects.

Le versement de nouvelles archives peut être fait sur demande. Nos clients ont pour coutume de procéder ainsi, en début d'année, avec l'externalisation des archives de l'an N-1.

La consultation de documents. Que ce soit physiquement, avec la livraison des originaux papiers, ou en numérique par numérisation des documents, ces derniers sont accessibles et consultations dans des délais courts. Cela optimise directement vos temps de gestion et traitement des informations.

Enfin, la gestion de vos archives implique aussi le suivi des sorties et fin de durée de conservation. La fin de vie de l'archive papier se traduit par une sortie de stock avec le suivi et traçabilité liée, puis une numérisation ou un destruction du support, en fonction des choix et impératifs de chaque organisation.

Les deux cas de figures les plus courants sont la sortie d'archives sur votre demande (Dans le cas d'un client qui a quitté l'entreprise et dont les données sont à supprimer, par exemple) ou en fin de durée légale de conservation (on vous renvoie à cet article).