Archivage physique

ARCHIVAGE PHYSIQUE DE DOCUMENTS

LNSE évacue, stocke et sécurise vos archives.

En conservant la disponibilité de vos documents et données.

Libérer de l'espace

Ce espace nouvellement libérer vous apporte de nombreuses opportunités : augmentation des moyens de production, transfert vers site moins couteux, ...

Economiser du temps.

Le temps perdu en recherche d'archives se compte en centaines d'heures, chaque année.

Conserver une traçabilité optimale.

Chaque document qui intègre l'archivage est identifié et tracé.

Réduire les coûts cachés

En moyenne, un à deux collaborateurs sont monopolisés, quotidiennement, pour la gestion des archives.

En résumé :

Augmentez votre rentabilité.

Réduisez votre facture de stockage en choisissant LNSE

des archiveurs sérieux et reconnus !

Recevoir un devis personnalisé

Pourquoi externaliser l'archivage des documents ?

Réduisez vos couts fonciers

Gagnez des mètres carrés et réduisez vos surfaces foncières.

Sécurisez vos archives

Nous assurons la confidentialité et la sécurité de vos archives.

Gagnez du temps

Libérez vos collaborateurs.

Simplifiez la gestion de vos archives, en conservant leur disponibilité rapidement.

étude personnalisée et gratuite

délais légaux DE CONSERVATION

LOCAUX récents, SAINS ET Sécurisés (Norme NF Z40-350)

Augmentez votre Rentabilité en choisissant l'Archivage Externalisé LNSE

Archivage physique externalisé, comment ça marche ?

Collecte des documents

- Prise en charge des documents sur votre site

- Conditionnement en conteneurs d'archives

- Transfert sur site LNSE.

- Identification et référencement des conteneurs et contenu.

- Notification de validation de l'opération de versement en archives

Conservation des documents

- Conservation des documents sur notre site.

- Zones d'archivage protégées de la lumière et humidité, avec température contrôlée.

- Conteneurs anonymisés et tracés avec numéros uniques.

- Documents consultables en physique et numérique sous 24h maximum.

Gestion des archives

- Destruction des archives réalisée par nos équipes, sur notre site.

- Destruction au terme de la durée légale de conservation ou sur demande écrite.

- Notification par PV de destruction.

- Transfert des déchets vers partenaire pour recyclage et valorisation.

La conservation des archives : sécurité et confidentialité

La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de notre ADN depuis plus de 20 ans.

Nous avons adapté ses solutions pour la création d'un pôle d'archivage directement sur le site LNSE.

Sécurisation : bâtiments protégés par alarme et vidéosurveillance, dans une zone d'activité récente et sécurisée.

Confidentialité : engagement du personnel par accords de confidentialité, contrôles d'accès aux locaux et aux logiciels de gestion.

Anonymisation : Archivage en conteneurs neutres avec identification par données chiffrées standardisés.

L'ensemble de nos processus et moyens garantissent un suivi et une traçabilité clairs sur l'ensemble des archives conservées sur notre site.

Comment démarrer un archivage externalisé intelligemment ?

Un projet d'archivage externalisé débute généralement par un audit documentaire.

Cette étude préliminaire plus ou moins conséquente, a pour but de définir et comprendre la manière dont vous utilisez et classez vos documents ainsi que leur contenu ( documents administratifs, comptables , techniques , ...).

Elle abouti, si besoin, à des préconisations ou une validation du projet initialement formulé.

Une fois le projet lancé, nous nous occupons de la prise en charge des documents depuis votre site pour un transfert sécurisé et l'intégration en archives externalisées.

La prise en charge et le transfert sont gérés par notre équipe qui identifie et conditionne les documents afin de sécuriser le transfert.

Comment consulter vos documents en archivage externalisé ?

Durant toute la durée d'archivage des documents, vous pouvez être contraint de consulter des documents archivés.

Cela peut provenir de plusieurs facteurs ; réouverture d'un dossier client, obligation légale ou autre.

Deux des objectifs de l'externalisation de votre archivage étant de gagner du temps et de l'énergie, nous sommes en mesure de vous fournir des documents archivés dans des délais très brefs.

Grâce à l'identification et au référencement des archives, il nous est très simple de procéder à l'extraction du (des) document(s) souhaité(s) pour vous le transmettre.

La transmission peut se faire de plusieurs manières, en fonction du contenu des documents et de votre localisation :