Pourquoi externaliser votre projet de numérisation ?
Pour commencer, si vous vous demandez, quels sont les
vrais bénéfices de la numérisation
de vos documents, les voici :
- Suppression d'un fonds d'archives, donc gain d'espace.
- Gain de temps
dans vos recherches d'informations grâce à l'indexation des fichiers.
- Economies
financières et rentabilité supplémentaire
grâce aux collaborateurs et espaces libérés.
Par la suite, va se poser la question de l'externalisation
de ce projet. Est-ce vraiment plus intéressant de faire appel à une société externe ou êtes-vous en mesure de réaliser l'opération avec vos propres ressources ?
Il y a deux réels avantages
à faire appel à un prestataire en numérisation
- La maîtrise de vos coûts. Le budget est défini sous forme d'offre, ce qui vous permet de définir et planifier un budget précis.
- Une meilleure qualité de prestation. Le traitement est effectué par des opérateurs formés et expérimentés, ainsi qu'un matériel professionnel performant.
Quels documents pouvez-vous numériser ?
Du plan A0, à la diapositive en passant par les fonds de dossiers de plusieurs millions de pages, tous les formats documentaires peuvent être numérisés.
Naturellement, la réalisation de la prestation diffère en fonction du type de document, elle est définie par le
format et la
présentation des documents ainsi qu'aux
moyens à mettre en
oeuvre pour
numériser ces documents correctement.
Comment mettre en place votre projet de numérisation ?
Le projet passe par un
audit
interne ou avec
nos collaborateurs expérimentés, de votre fonds documentaire actuel. Généralement, un projet de numérisation répond à une de ces deux options :
- Numérisation d'un fonds d'archives
stockées sur votre site. Le but de cette opération peut être l'intégration
des archives à une nouvelle solution GED
ou simplement l'intégration sur vos serveurs actuels. Quoi qu'il en soit, la numérisation d'un fonds d'archives vous permettra de gagner du temps
dans vos recherches
et de libérer de l'espace.
- Numérisation récurrente de documents entrants. Que ce soit le simple courrier ou le traitement de documents spécifiques comme des factures, la numérisation récurrente a pour but de vous simplifier la gestion quotidienne
de votre entreprise par l'externalisation de ce service.
Numériser vos documents sur votre site ou chez LNSE ?
Les deux solutions sont
bonnes
!
Bien souvent, la réponse est fonction du type de documents
que vous souhaitez faire scanner, ainsi que de leur contenu.
Par exemple, un projet de numérisation de
documents patrimoniaux extrêmement fragiles peut s’envisager sur
votre site afin de limiter les durées de manipulations.
A contrario, la numérisation d'un fonds de
plans techniques
nécessite un espace assez important. De plus les documents ne sont forcément consultés des dizaines de fois par jours. Nous vous préconisons, donc, vivement de nous laisser gérer l'enlèvement des plans,
le transfert
et leur traitement
sur notre site équipé avec le matériel adéquat.
Comment gérer la logistique de numérisation des fonds importants ?
Que ce soit pour un projet de
numérisation ou
d'archivage, nous vous proposons
un projet clé en main et sécurisé !
Nos équipes
prennent en charge
et transfèrent
vos archives, directement depuis vos locaux jusqu'à notre site.
Si vous avez des questions sur vos documents et fonds d'archives.
Contactez-nous, nous sommes à votre écoute.