Numérisation de périodiques et revues juridiques
Les revues juridiques dans les cabinet d'avocats
Numériser des bibliothèques entières de revues juridiques, c'est une prestation que l'on connait bien chez LNSE.
Les cabinets d'avocats et professions de droit, au sens large, sont des organisations encore très imprégnées de supports papiers. Entre les jurisprudences, les délibérations, les bulletins d'informations, etc
Bien que les documentalistes et les fournisseurs (LexisNexis, Lextenso, Francis Lefebvre et autres, ...) travaillent à dématérialiser de plus en plus leurs flux de données.
L'éternelle question fait son appariation : que faire des supports physiques et des archives ?
On partage notre expérience, dans une grand cabinet d'avocats parisien.
Les revues juridiques : une source d'informations quotidienne.
Lors de notre rencontre avec le responsable de la document, le constat apparait rapidement.
Le fonds de revues et périodiques est très hétérogène. Les documentalistes sont perpétuellement le nez dans les revues afin de sourcer des informations pour leurs collaborateurs.
On notera d'emblée, que l'humain est crucial dans ces process, car il a la connaissance des documents et donc de la façon dont il faut chercher l'information.
Le second constat se fait sur le volume de revues et l'espace qu'il occupe. Un sujet qui arrivera très rapidement sur la table, lorsque le cabinet va déménager, pour s'agrandir.
Dans ce contexte, la mise en place d'un processus de numérisation est une solution nécessaire qui permettra de libérer de l'espace et simplifier la recherche d'informations, par le biais de recherches plein texte et intégrations en gestions documentaire.
Comment numériser les revues juridiques ?
Etape 1 : la préparation des revues et périodiques
Les revues numérisées n'ont pas de valeur patrimoniale. Il est donc opportun de procéder à un massicotage.
Les revues deviennent des "ensembles de pages volantes" facilement numérisables dans des scanners haute volumétrie.
Etape 2 : la numérisation des revues
Nous numérisons les revues juridiques sur des scanners haute volumétrie, d'une cadence de 210p/min. Nous adaptons les paramètres au type de documents traités.
Ici, les documents sont scannés en couleurs afin de permettre la bonne lisibilité des des textes, graphes et schémas en tous genres présents dans les ouvrages.
Les revues sont converties en PDF multipages océrisés. Cet OCR permettra les recherches dans le contenu une facilité d'utilisation pour l'indexation des fichiers.
Pour élargir le sujet, les scanners et PC actuels sont beaucoup plus performants sur du scan en couleurs. Fini les temps de chargement infinis et les poids de fichiers astronomiques.
La technologie offre la possibilité de produire des fichiers images (PDF) de qualité avec des poids tout à fait cohérents et exploitables depuis des bases de données en ligne.
Etape 3 : indexation des fichiers numérisés
Etape importante s'il en est. L'indexation des fichiers correspond au nommage, au classement et l'ajout de toute information qui permettra d'identifier les fichiers, dans la gestion documentaire.
En l'occurrence, l'indexation des revues et périodiques va consister en :
- Nommer les fichiers avec un titre, un nom d'auteur.
- Classer les fichiers dans des dossiers par service, imprimeur.
- Poser des signets associés aux titres des documents.
Intégrer les revues numérisées dans une gestion documentaire
Pour rester dans le cadre de ce client cabinet d'avocats, les fichiers PDF numérisés sont envoyés à la disposition de notre partenaire EXTRADOC SERVICES.
Forts de leur connaissance du domaine du droit, ils prennent en charge toute la partie intégration, référencement et transmission des fichiers, et des données pour les avocats du cabinet.
En conclusion : la numérisation de l'ensemble de la bibliothèque a été un investissement rentable pour le cabinet grâce à :
Une économie substantielle lors du déménagement.
L'optimisation du sourcing quotidien de données.
Un temps dégagé quotidiennement pour opérer sur les taches à forte valeur ajoutée pour les cabinet.
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