Contexte de la dématérialisation

Cet article repose sur une prestation de dématérialisation des dossiers d'urbanisme pour une grosse collectivité du Sud de la France. Avec un volume de plusieurs milliers de dossiers, permis de construire, demandes de travaux, la numérisation permet une consultation numérique simplifiée. Fini le temps où les agents devaient se rendre en personne pour consulter un dossier encombrant. Désormais, grâce à l’accompagnement et la numérisation chez LNSE, l'accès aux informations urbanistiques se fait en quelques clics.

Le processus de dématérialisation va bien au-delà de la simple numérisation des documents standards. Il implique la préparation minutieuse des dossiers, l'extraction des plans sur le modèle évoqué dans cet article, et la numérisation en couleurs pour une visualisation optimale.

En rendant les dossiers numériques, on facilite grandement leur traitement et leur partage. Les professionnels de l'urbanisme peuvent collaborer de manière plus efficace, en évitant les retards liés aux envois postaux ou aux déplacements. De plus, l'extraction des plans et la numérisation en couleurs offrent une meilleure lisibilité, facilitant ainsi les prises de décision. La dématérialisation permet également de réduire les risques de perte ou de détérioration des documents, contribuant ainsi à la préservation de l'histoire urbaine.

Une fois les dossiers dématérialisés, la gestion des fichiers numériques devient cruciale. Pour garantir un accès rapide et efficace aux informations, l'indexation à partir d'un fichier client de récolement est essentielle. Cette démarche permet de classifier les dossiers et permis en fonction de leur numéro, adresse, parcelle cadastre, et tout autre champ simplifiant leur recherche.

L'extraction des informations depuis les formulaires CERFA et l'ajout de métadonnées complètent le processus de classement. Les métadonnées, telles que les coordonnées géographiques, les dates de dépôt, et les données des propriétaires, offrent une vue d'ensemble précieuse des dossiers d'urbanisme. Cette approche facilite la recherche d'informations spécifiques et garantit une gestion efficace des archives numériques.

Mais qu'en est-il des originaux papier ?

Pas de panique, la conservation des documents papier reste importante. La transition vers le numérique n'implique pas nécessairement la disparition des originaux. La coexistence des deux formats garantit une sécurité accrue dans la gestion des dossiers. Ainsi, la dématérialisation peut s'accompagner d'une conservation optimisée sur un site de la collectivité ou chez un tiers archiveur.